Sta eerst stil bij wat het nieuws met uzelf doet; het helpt u om er straks volledig te zijn voor de ander. Als u iemand moet ontslaan of een ander onheilsbericht moet meedelen, laat dat u vast niet onberoerd. Verwerk uw gevoelens voordat u het lastige gesprek begint, adviseert de Amerikaanse socioloog Douglas Maynard, auteur van Bad news good news.
Zorg voor privacy. Dat lijkt vanzelfsprekend, maar het wordt in de praktijk toch vaak vergeten. Ga zitten in een ruimte waar anderen niet kunnen binnenvallen of meeluisteren, en houd tissues en een glaasje water achter de hand.
Kondig het nieuws vast aan. Hoe clichématig ook, ‘Ga even zitten, ik heb niet zulk goed nieuws’ is een prima begin. Douglas Maynard: ‘Zo krijgt uw onfortuinlijke gesprekspartner de kans zich mentaal schrap te zetten, en is de kans groter dat de boodschap tot hem doordringt.’
Neem de tijd. U zit zelf waarschijnlijk al een tijdje tegen het slechtnieuwsgesprek aan te hikken en heeft het daarom liefst zo snel mogelijk achter de rug. Maar spui niet alles wat u wilt zeggen in één keer, waarschuwt Maynard; dan komt maar de helft van wat u zegt aan, en geeft u de ander
geen kans stoom af te blazen. Las liever een stilte in en vraag desnoods of de ander de boodschap herhaalt.
Noem niet te veel argumenten. Dat voorkomt dat slecht nieuws waarvoor u persoonlijk verantwoordelijk bent – een ontslag, het verbreken van een relatie – onderwerp van discussie wordt, schrijft communicatiedeskundige Berend Schilder in zijn boek Hoe zal ik het zeggen? ‘Als je veel argumenten gebruikt, sterke en zwakke, begint je gesprekspartner te geloven dat je het allemaal niet zo goed weet. Hij denkt dat er nog een weg terug is.’
Soms is per mail een betere keus – dan zegt u tenminste echt wat u wilde zeggen, stelt sociologe Lee Sproull, en dat kan het allerbelangrijkst zijn. Sproull liet honderd studenten het cv van een ‘medestudent’ becommentariëren; in persoon, telefonisch of per mail. Alle proefpersonen voelden zich ongemakkelijk bij het aankaarten van andermans minpunten, maar de mensen uit de mailgroep zwakten hun feedback het minst af. Let wel: e-mail is geen optie bij ingrijpend nieuws!
