De ideale to do-lijst

Weer maar aan de helft van je to do-lijst toegekomen? Je bent niet de enige. Slechts 50 procent van de taken wordt op een dag afgevinkt, 41 procent wordt überhaupt nooit afgemaakt en maar 15 procent van alle dingen die wel zijn gedaan, stond ooit op de to do-lijst.

Dat ontdekte het Amerikaanse bedrijf iDone This bij een analyse van de gebruikersgegevens van hun to do-lijst-applicatie in 2012. Dat is natuurlijk geen wetenschappelijk onderzoek, maar het geeft wel een indicatie van hoe vaak planningen mislukken. Hoe komt dat toch?

‘We leven in een nu-tijdperk en werken ad hoc,’ zegt trainer en coach Denise Hulst, schrijver van acht boeken over timemanagement. ‘Mails en whatsapps dicteren wat we eerst doen, in plaats van dat we werken aan wat we belangrijk vinden.

We worden continu afgeleid door sociale media. Elk piepje triggert ons reptielenbrein, het oudste deel van ons brein: we kunnen geen weerstand bieden, we móéten kijken. Daardoor worden we gestoord in onze concentratie en krijgen we ons echte werk niet af.’ Met als gevolg stress.

Alles onder controle

Het is daarom meer dan ooit van belang om niet simpelweg een to do-lijst van boven naar beneden af (proberen) te werken, maar een slimme planning te maken die rekening houdt met zowel urgentie als energie.

Die kan helpen om de juiste taken op het juiste moment te doen, en daardoor ben je effectiever en heb je alles meer in de hand, blijkt uit een literatuurstudie van Wendelien van Eerde, psycholoog aan de Universiteit van Amsterdam.

Zij en haar collega’s hielden 32 studies naar het effect van timemanagement tegen het licht. Sommige onderzoeken laten een toename van productiviteit zien, maar niet allemaal. Van Eerde: ‘Timemanagement leidt niet per se tot betere prestaties, maar het vermindert aantoonbaar stress en geeft een gevoel van controle.’

Uit een van de studies bleek dat respondenten die in timemanagement waren getraind zelfs minder gestrest waren dan de groep respondenten die ontspanningsoefeningen deed. Dat klinkt aantrekkelijk.

Hoe pak je zo’n planning aan?

1. Durf te kiezen

Kijk eerst eens kritisch naar je to do-lijst: welke taken vind je echt belangrijk en wat ga je niet doen?

De Britse psycholoog Tony Crabbe, schrijver van bestseller Nooit meer te druk, vindt dat we moeten beginnen met het idee loslaten dat we alles kunnen doen als we maar goed plannen. We moeten bereid zijn moeilijke beslissingen te nemen en alleen dingen te doen die echt van waarde zijn.

Bepaal vervolgens de urgentie: wat moet beslist nú? Zaak is om je dagen niet alleen met spoedklussen te vullen maar ook met werk dat weliswaar niet direct af hoeft, maar wel belangrijk is.

Volgens managementgoeroe Stephen Covey zijn we geneigd onze agenda te laten vollopen met urgente ad-hocklussen: de radeloze collega helpen die een berichtje stuurt, telefoontjes afhandelen – waardoor er vaak geen ruimte meer is voor dingen die we zelf belangrijk vinden.

Covey gebruikt de metafoor van een pot met stenen, grind en zand. Wie de pot eerst vult met zand (urgente, onbelangrijke zaken) en vervolgens met grind (urgente, belangrijke zaken), kan de grote stenen (niet zo urgent, maar heel belangrijk) niet meer kwijt. Vul hem dus eerst met grote stenen, dan kun je de ‘gaten’ ertussen vullen met kiezels en zand.

2. Begin met een kikker

Start elke dag met je vreselijkste klus: die glibberige, lelijke kikker die je normaal gesproken de hele dag voor je uitschuift. Dat adviseert de Amerikaan Brian Tracy, trainer, coach en schrijver van Eat that frog.

Je kunt dan werken in de heerlijke wetenschap dat je het ergste van die dag al hebt gehad. Daarbij maak je maximaal gebruik van wat hersenonderzoekers het Zeigarnik-effect noemen: het verschijnsel dat ons brein niet-afgeronde taken beter onthoudt dan voltooide taken.

Ofwel: die kwakende kikker spookt de rest van de dag niet meer door je hoofd, waardoor je je beter kunt focussen. En na zo’n onappetijtelijk hapje mag je jezelf belonen met een leuke klus, vindt timemanagement-deskundige Denise Hulst. Dan ga je ‘kikkers’ op den duur minder uitstellen, is haar overtuiging.

3. Denk aan je brein

De nieuwste trend in timemanagement is om bij het plannen niet uit te gaan van tijd, maar van je brein: om welke hersenactiviteit vraagt een taak? Breng in kaart wanneer je je het beste concentreert; bij de meeste mensen ligt de piek rond 11.00 uur. Net na de lunch is er sprake van de klassieke aandachtsdip, met in de namiddag weer een piekje.

Plan werk waarbij je moet denken op de piekmomenten – vergooi ze niet aan vergaderingen of whatsapp-conversaties met thuiswerkende collega’s. Doe de noodzakelijke routineklussen wanneer je minder geconcentreerd bent.

Voordeel van dit ‘breinplannen’ is dat je dan veel effectiever bent, zegt neuropsycholoog Elke Geraerts, auteur van het eind vorig jaar verschenen Het nieuwe mentaal. Grote klussen kosten minder tijd, omdat je ze doet op de momenten dat je fris en fruitig bent en in diepe concentratie kunt raken. De rest van je agenda bouw je om die concentratieblokken heen.

Daarbij is het volgens Denise Hulst belangrijk je te realiseren dat een mens zich gemiddeld maar 1,5 uur in opperste concentratie kan wijden aan een taak. ‘Jongeren komen zelfs niet verder dan 45 minuten. Blok in je agenda dus nooit vier uur achtereen voor een concentratietaak.’

4. Reserveer tijd voor brandjes

Vul je agenda sowieso met hooguit 30 procent kerntaken per dag. ‘Waarom mislukken zoveel planningen? Omdat we geen rekening houden met klussen die er ad hoc tussenkomen,’ zegt Hulst.

‘Ons werk bestaat gemiddeld voor 40 procent uit brandjes blussen, spontane vergaderingen, panikerende collega’s te hulp schieten, onverwachte klussen die gisteren af moesten zijn.’ Reserveer dus elke dag 40 procent van de tijd voor ongeplande karweitjes.

In de resterende 30 procent tijd doe je bureauwerk zoals telefoon en mail afhandelen. ‘Bundel die klusjes voor dipmomenten.’ Dan onderbreek je jezelf niet steeds tijdens de grotere klussen. Want na elke onderbreking – al is het een whatsappje lezen – kost het je volgens sommige wetenschappers wel een kwartier om op hetzelfde concentratieniveau terug te keren.

5. Haal inspiratie uit de dip

Als je flink out of the box moet denken, is het trouwens minder slim om daarvoor een piekmoment te kiezen, suggereert onderzoek onder studenten van het Albion College in Michigan.

Ze moesten op verschillende momenten een raadsel en een analytisch vraagstuk oplossen. Bij het oplossen van het vraagstuk scoorden de studenten beter wanneer ze helder en geconcentreerd waren.

De aha-erlebnis die nodig was bij het oplossen van het raadsel, kwam juist gemakkelijker wanneer ze niet al te gefocust waren. Plan brainstorms dus bij voorkeur op een dipmoment, als iedereen er al een beetje doorheen zit.