Vergader-moe? 4 originele tips

Ellenlang teamoverleg dat leidt van niks naar niks; alweer kostbare tijd verspild. Als werknemers wordt gevraagd waaraan zij de meeste werktijd verliezen, dan staat ‘te veel vergaderen’ met stip op 1.

Die vergaderfrustratie blijft bovendien vaak wel even hangen en is besmettelijk: veel mensen klagen na afloop tegen collega’s. Door dit meeting recovery syndrome is slecht overleg fnuikend voor het werkplezier en de creativiteit, concludeert de Amerikaanse Steven G. Rogelberg, vergaderexpert en hoogleraar organisatiewetenschappen, managementen psychologie aan de universiteit van North Carolina.

Hoe teamoverleg stukken effectiever en bovendien leuker kan, beschreef hij in The surprising science of meetings, dat een bestseller werd in de VS. Dit zijn de beste en meest originele tips.

Originele tips voor effectiever vergaderen

1. Doe een stoelendans

Bijna de helft (45 procent) van alles wat we op een dag doen, verloopt op dezelfde manier, blijkt uit onderzoek. Mensen zijn nu eenmaal gewoontedieren. Ook bij overleg varen we op routine: altijd dezelfde tijd, plek en duur, met dezelfde mensen, die dezelfde stokpaardjes berijden. Gaap. Varieer, adviseert Rogelberg, dat houdt mensen bij de les.

Dat begint al bij zoiets simpels als de stoel waarop we gaan zitten. Een vaste tafelschikking kan er namelijk toe leiden dat ook de gesprekken een vast en niet per se optimaal stramien volgen.

Zo praten we meer met iemand die tegenover ons zit dan met een directe linker- of rechterbuur. Bovendien verschillen we ook vaker openlijk van mening met een overbuurman of -vrouw. En juist dit (constructieve) tegenspreken leidt vaak tot betere oplossingen of ideeën.

Bij een van de vele besturen waarvan Rogelberg zelf deel uitmaakt, zijn bij elke vergadering de naamkaartjes op een andere manier gerangschikt. Het gevolg is een steeds andere dynamiek in de discussie en veel ‘wisselende contacten’.

Zo’n stoelendans kan ook minder nadrukkelijk, bijvoorbeeld door af en toe van vergaderruimte te wisselen. Een andere grootte of vorm van de tafel (rond of vierkant in plaats van rechthoekig) vraagt automatisch om een andere opstelling.

Bij online vergaderen is er sowieso geen vaste tafelschikking; dat varieert van moment tot moment. De ene keer staat een collega rechtsboven, een volgende keer in de linkerbenedenhoek. Dat zoeken kan irritant zijn, maar saai is het in elk geval niet.

2. Sta op of wandel

Barack Obama en Mark Zuckerberg overleggen liefst zonder stoelen en ook bij onder andere Linkedin behoren weetings, zoals wandelvergaderingen wel worden genoemd, tot het standaardrepertoire.

Bovendien is het een goed alternatief voor online vergaderen: ga aan de wandel met een klein groepje collega’s of alleen. Zet in dat laatste geval wel een koptelefoon op en doe je camera uit, anders worden je collega’s misselijk van het bewegende beeld.

Wandelend vergaderen is een goed idee, aldus Rogelberg. We worden er niet alleen fit van, studies laten zien dat we er ook effectiever door vergaderen.

Vooral het ‘innovatieve denkwerk’ neemt toe, bleek uit een onderzoek waarbij mensen samen originele toepassingen van een paperclip moesten verzinnen. De wandelaars kwamen het vaakst met creatieve ideeën (vishaakje, vervanger voor een kapotte rits) en dat gold extra als ze dat buiten deden.

De reden: wie wandelt, heeft (en houdt) meer energie, focus en betrokkenheid. Samen wandelen ‘dwingt’ ons om in het moment te zijn. Je kunt immers niet tegelijk op je laptop kijken of anderszins multitasken. Ook zijn we buiten vaak meer op ons gemak.

Als we naast onze collega’s lopen, vallen allerlei kantoorformaliteiten weg, praten we meer vanuit ons hart en komen we sneller tot de kern van de zaak, schrijft Rogelberg. Door gelijke tred te houden, komen er bovendien allerlei psychologische processen in beweging waardoor je samen sneller op één lijn komt.

Niet alle soorten van overleg zijn overigens geschikt om wandelend te voeren. Twee tot drie deelnemers is optimaal, vier maximaal. Er moet uiteraard geen whiteboard of andere informatiedrager nodig zijn en een cirkelvormige route is ideaal.

Vergeet niet om het loopoverleg van tevoren duidelijk aan te kondigen zodat mensen zich erop kunnen kleden. Spreek af wie notulen maakt. Dat kan door de belangrijkste punten in te spreken in een smartphone en deze later uit te werken.

Uit onderzoek blijkt dat af en toe staand vergaderen – online en offline – ook goed werkt en weer andere voordelen heeft. Allen C. Bluedorn, een socioloog gespecialiseerd in organisatiemanagement aan de universiteit van Missouri, vergeleek staand met zittend overleg bij honderd teams van vijf mensen die samen een denkpuzzel moesten oplossen.

Het resultaat was met of zonder stoel even goed, maar staand ging het maar liefst 34 procent sneller. Staand werkten mensen beter samen, waren ze eerder geneigd om hun eigen ideeën los te laten bij een betere suggestie en voelden ze zich meer betrokken.

Het kan zijn dat veel mensen tempo maken omdat ze niet zo van staan houden. Een kwartier tot twintig minuten staan is dan ook lang genoeg, tipt Rogelberg. En belangrijk: maak ook hier geen gewoonte van. Voorkom sleur en wissel zitten, lopen en staan af.

3. Ssssst… zwijgen is goud

Het lijkt een paradox, zwijgend vergaderen, maar het kan. En de resultaten zijn vaak verrassend goed. Mensen delen in een overleg namelijk vooral algemene kennis, waarover ook collega’s beschikken.

We zijn geneigd om zaken die we als enige weten voor onszelf te houden, zelfs als die informatie bijzonder belangrijk is en een betere beslissing mogelijk maakt. Dat blijkt bijvoorbeeld uit een onderzoek van onder anderen emeritushoogleraar psychologie Garold Stasser, expert op het gebied van besluitvorming in groepen.

Een groep mensen moest twee sollicitanten beoordelen: mevrouw Gold en mevrouw Tate. Alle groepsleden kregen puzzelstukjes met algemene kennis over beide vrouwen. Door die bij elkaar te voegen, bleek dat mevrouw Tate het meest geschikt was.

Maar wat maar een paar mensen werd verteld, was dat mevrouw Gold over bijzondere extra kwaliteiten beschikte, waardoor zij met kop en schouders boven haar concurrent uitstak.

Elk team moest samen beslissen wie de job kreeg. De onderzoekers herhaalden dit experiment tientallen keren en steeds was de uitslag hetzelfde: de minst geschikte kandidaat, mevrouw Tate, won.

Waarom deed niemand zijn mond open? Omdat aansluiten bij wat eerder is gezegd een goedkeurende ‘sociale respons’ uitlokt, zoals een knikje of een glimlach, en daar voelen we ons goed bij. Het delen van informatie waarover we alleen zelf beschikken voelt onprettig, want dat stuit op weerstand.

Vandaar dat groepsdenken zo vaak voorkomt en bijzondere informatie en kritiek verborgen blijft. Terwijl die juist zo hard nodig zijn voor wat Rogelberg een ‘aha-moment’ noemt: een echt goed idee of briljant besluit, dat alleen kan ontstaan als een team boven zichzelf uitstijgt doordat de teamleden elkaar met al hun unieke kennis versterken.

Zwijgen is volgens hem de oplossing om dat voor elkaar te krijgen. En zo doe je dat: brainstorm, lees en schrijf in absolute stilte en laat mensen zwijgend (desgewenst anoniem) op elkaar reageren. Online kan dat door los van elkaar op een gedeelde digitaal whiteboard te schrijven.

Dan kunnen we ons niet vergelijken met anderen en voelen we ons uitgenodigd om álles wat we weten of bedenken in te brengen. Bovendien komt iedereen zo aan bod en is de vloer niet voor die paar mensen die 60 tot 75 procent van de tijd spreken in traditionele brainstormsessies.

Naar het verschil tussen gewoon en stil brainstormen (waarbij mensen zichzelf zonder overleg ‘leegschreven’) zijn meer dan tachtig studies verricht bij groepen van zes mensen. De conclusie: pratend komen mensen tot mínder ideeën die nog van mindere kwaliteit zijn ook.

Hoe meer deelnemers in de groep, hoe groter het effect. Een iets uitgebreidere variant is breinschrijven. Hierbij reageren mensen schriftelijk op de ideeën die al hun collega’s hebben opgeschreven, meestal anoniem. Uit een recent onderzoek blijkt dat deze methode tot 20 procent meer ideeën leidt, die 42 procent origineler zijn.

4. Begin met iets positiefs (of lekkers)

Met een positief begin werk je fijner samen en kom je sneller tot gedeelde beslissingen. Rogelberg haalt in zijn boek een psychologisch onderzoek naar teambijeenkomsten aan waarbij een besluit over een omstreden onderwerp moest worden genomen.

Er was steeds één deelnemer op de hoogte van het experiment en hij of zij was geïnstrueerd om als eerste het woord te nemen. In de ene helft van de sessies begon deze persoon met een positieve opmerking, in de andere helft was de openingszin negatief.

De onderzoekers zagen keer op keer hetzelfde resultaat: na een negatief begin – hoe kort ook – bleef de stemming in mineur. De discussie die volgde na een opgewekte start was een stuk constructiever.

Mensen luisterden beter naar elkaar en de bijeenkomst resulteerde daardoor vaker in een unaniem besluit. Ook ander onderzoek bevestigt dat de start van de vergadering de toon zet.

Daaraan kun je als vergaderleider veel doen door zelf opgewekt te beginnen en wat complimenten uit te delen. Bij een online vergadering kun je iedereen aan het begin bijvoorbeeld vragen een emoji of afbeelding te delen die hun stemming weergeeft.

Of vertel om de beurt wat het leukste was dat je het afgelopen weekend hebt gedaan. De meeste mensen hebben nu eenmaal een hekel aan vergaderen en zien het als onderbreking van hun échte werk, waar ze in gedachten nog volop mee bezig zijn. Sfeermakers kunnen helpen om de overgang makkelijker te maken (separation noemt Rogelberg dit) en mensen in één moeite door in een goede bui te brengen.

Los van een leuk begin, doet ook een schaaltje snacks wonderen. Uit onderzoek blijkt dit wereldwijd de beste manier om de tevredenheid over een vergadering te vergroten. Tijdens een online meeting kun je iedereen de gelegenheid geven om even snel iets lekkers te pakken.

Is er die dag iemand jarig? Eet de taart dan tijdens het overleg – desnoods allemaal vanuit huis. Een feest zonder taart is gewoon een vergadering, stelde culinair schrijver Julia Child niet voor niets. En als dat andersom ook maar een heel klein beetje geldt, is er al veel gewonnen.