Vergaderingen zijn impopulair. Onderzoek na onderzoek levert klaagzangen op: we vinden dat ze te lang duren, te weinig opleveren en uitnodigen tot egotripperij. Daar zit allemaal heus iets in, zegt de Amerikaanse organisatiepsycholoog Steven Rogelberg, maar volgens hem gaat er achter dat gemopper ook heel wat imagovorming schuil. Zeggen dat je overleggen leuk vindt, klinkt immers alsof je niets beters te doen hebt; terwijl je lekker stoer en onafhankelijk overkomt als je afgeeft op de vergaderterreur.
Online vergaderen maakt het er niet eenvoudiger op. Maar wie zich goed voorbereidt, kan er toch aardig wat voldoening uit halen. Probeer er vanaf nu daarom een efficiënte en bevredigende bezigheid van te maken. Deze tips kunnen helpen bij een goed verloop van een vergadering – offline en online.
-
Zorg dat er een duidelijke agenda ligt, liefst al van tevoren
Laat bij het opstellen daarvan niet alleen vaststellen wat er aan de orde komt, maar per punt ook met welk doel. Moet de vergadering hier ideeën over verzamelen, de meningen peilen of een beslissing nemen? Leert een blik op deze lijst dat jouw aanwezigheid voor geen van de aanwezigen echt nuttig is, dan kun je vriendelijk bedanken voor de eer.
-
Is het doel besluitvorming, houd daar dan ook aan vast
Niets zo frustrerend als hete hangijzers die eindeloos worden doorgeschoven, zegt vergaderexpert John Tropman van de Universiteit van Michigan. Inderdaad, soms betekent dat dat een deelnemer het onderspit delft. Ligt dat erg gevoelig, zorg er dan voor dat er een agendapunt volgt waarin deze ‘verliezer’ weer enigszins aan zijn of haar trekken komt.
-
Voorkom een bekend vergadereuvel: groepsdenken
De aanwezigen zijn het maar al te graag met elkaar eens en deelnemers die er anders over denken houden hun mond. Speelt dit verschijnsel in jouw organisatie op? Vraag mensen van wie jij het vermoeden hebt dat ze op belangrijke punten een afwijkende mening hebben, eens om van tevoren hun ideeën op papier te zetten. Of zorg er tijdens de (online) bijeenkomst zelf voor dat zij eerder aan het woord komen dan de deelnemers die doorgaans de toon bepalen.
-
Nodig tegenstanders uit
Loopt elk werkoverleg juist direct vast in onenigheid, nodig de heethoofden dan uit advocaat van de duivel te spelen. Zo moeten ze zich wel in de standpunten van hun tegenstander(s) verdiepen. Dat maakt het lastiger om bij dat knalharde ‘nee’ te blijven. Managementgoeroe Steven Covey suggereert nog een manier om vergaderingen respect voor andere meningen én luistervaardigheid bij te brengen: laat alle sprekers voordat ze zelf iets mogen zeggen, dat wat hun voorganger zei kort samenvatten – en wel op zo’n manier dat diegene zich er ook in herkent.
-
Cluster meerdere vergaderingen op een dag
Heb je meer vergaderingen op een dag? Kijk of het mogelijk is ze te clusteren. Organisatiepsycholoog Steven Rogelberg ontdekte dat mensen vermoeider raken en meer werkdruk ervaren wanneer hun werkdag in stukjes wordt gehakt door losstaande bijeenkomsten dan wanneer ze aan één stuk door in overleg zitten. Een verbazingwekkende uitkomst, want omvatte onze concentratieboog niet hooguit een uur? Zijn verklaring: je individuele werktaken telkens moeten onderbreken voor een nieuwe vergadering veroorzaakt het beruchte ‘Zeigarnik-effect’, genoemd naar de ontdekker ervan. Je hoofd komt als het ware vol losse eindjes te zitten, die allemaal schreeuwen om aandacht.
-
Vergader af en toe staand
Uit diverse onderzoeken blijkt dat staand vergaderen de vergadertijd met een derde kan bekorten, terwijl de besluitvorming net zo goed is. Alleen wanneer een beslissing om erg veel informatie en analyse vraagt, werkt de ouderwetse vergadertafel beter. Bij online vergaderingen is het grote voordeel natuurlijk dat je zelf mag weten waar je je bevindt. Nog een voordeel ten opzichte van ‘live’ staand vergaderen: de langste aanwezigen – doorgaans de mannen – kunnen niet (nog) meer gaan domineren vanwege het lengteverschil met de andere deelnemers.
-
Laat iedereen een agendapunt voorbereiden
Verdenk je collega’s ervan dat ze tijdens vergaderingen geestelijk afhaken? Je hebt vast gelijk: volgens onderzoek van Synovate/Interview nss denkt 90 procent van de werknemers tijdens vergaderingen aan andere dingen. Het kan een oplossing zijn iedereen een eigen agendapunt te laten voorbereiden en leiden. Zo wordt de bijeenkomst levendiger en voelt iedereen zich meer betrokken.
-
Geen eindtijd of juist plannen op de minuut
Vergaderingen neigen naar uitlopen. Geef bij de uitnodiging geen eindtijd aan, suggereren Ilona Eichhorn en Guido Camps in hun boek De jacht op de vergadertijger. Als mensen een uur hebben ingepland voor een overleg, willen ze dat uur immers ook vol maken. Een andere, strengere oplossing is een planning tot op de minuut. Zo kan iedereen in één oogopslag zien wanneer (en door wie!) de bijeenkomst ontspoort en waar dat toe zal leiden.
-
Herstel het aloude actielijstje in ere
Sta tot besluit van ieder agendapunt kort stil bij de vraag wat er is besloten, wie precies wat gaat doen en wanneer de resultaten weer aan de orde komen. Mail deze lijst na afloop rond, en desnoods nogmaals voorafgaand aan de volgende bijeenkomst. Stuur liefst alle deelnemers de complete lijst, zodat iedereen weet wie waarop aangesproken kan worden. Dat voorkomt dat afspraken verdwijnen in het zwarte gat van de wie-ging-dat-ook-weer-doencultuur.
